对档案管理工作的几点思考及对策口☆口口☆口

  对档案管理工作的几点思考及对策

  郝杰

  (邯郸市漳滏河灌溉供水管理处河北邯郸056001)

  【摘要】本文就档案管理现状☆□☆□□、存在的问题和对策进行分析□☆□。

  教育期刊网 http://口www.jyqkw.com关键词口档案管理;问题;对策

  Thoughts and Countermeasures archives management

  Hao Jie

  (Handan口 City Zhangf口uhe irrigation water management officeHandanHebei056001)

  【Abstract】In this paper, an口 analysis of records management si口tuation, problems and 口co口untermeasures.

  【Key words】Re口cords management;Problem;Countermea口sure

  1. 前言

  档案管理工作作为管理的一部分□□☆☆□,必须适应新时期的发展需要☆☆□☆□,树立新的观念☆□□,建立新的体口口制□□□,实行新的管理制度☆☆□□。档案工作和其他方面的工口作不同☆☆□☆□, 不是只局限于口口某一领域的活动□☆□☆,也不仅仅是档案部门或档案工作人员口的事情☆☆□☆□,而是需要企业口所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业☆□□□。

  2. 档案管口理现状及存在的问题

  (1)对档案的重视程度不口够☆□☆。长期以来□☆☆□,相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识口都存在一些误区□□☆,认为档案工作就是抄口抄写写☆☆□、保管的事务性工作□□□□☆,不是单位的主口口要工作☆☆□□,不能给单位口创造经口济效益☆□☆☆,只要“守好摊”☆☆☆,不丢失□□□□,不泄密□☆□□,能应口付口外口口口口调☆☆☆、查档就行了□☆□□。这表明口口一些人对档案工作缺乏了解☆□☆☆□,忽视档案口工作□☆☆☆,这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理口需口求☆□□☆。

  (2)人事档案交接手续不严密□□□☆,重视不够□□□☆。档案口管理人员大多不是专职口的☆☆☆☆,所以口在离口口岗或调动工作时□☆□☆□,移交档案☆□□、手续不口口按程序口办理☆□□□□,该检查的不口检查☆□□,该清理口的不清理□□☆☆,该签字的不签字□☆☆□,导致档案数量□☆☆□□、材料等问题责任口不明☆☆□、界限不清☆□☆。甚至有口人认为☆□☆□□,档案交接口只是一串钥匙的问口题□☆☆□□,使得人事档口案交接工作前后脱节□☆□,出现人事档案管理硬件设施不完善□□☆、档案管口理人员口培训不到位等现象☆□□□☆。

  (3)管理力口量薄弱☆□□☆□,管理水平不高□□☆☆,管理手段落后☆□□☆。大部分工作人员没有经过专业的档案知识口培训□☆☆□,对档口案的重要性□☆☆☆□、管档要求☆□☆,档案材料的收集☆□□☆、整理□□☆、归档□☆☆□☆、装订等口口口业务不口太口了解□☆☆,档案收口集意识淡薄□□□☆□。而且大多数档案口管理人员身兼数职□☆☆☆□,对档案工作精力投口入口不足□☆☆□。一些归档的材料还不够真实准确☆□□☆□,归档材料未能及时□☆□☆☆、准确地得口到口补口充□☆☆,使存档的材口料不能真实地反映本人现实情况☆☆□,导致人事档口案的不完整☆□□□□。

  (4)档案管理人员对档案的重要性宣传不到位☆□☆☆。一是档案管理人员对人事档案的重要性未口进行广口泛宣传□☆□☆,使得本人和档案管理人员口对档案中缺少的材料不能及时补充□☆□、完善□☆☆□☆、更新;二是人事口档案管理基本口口上口是兼管☆□□☆,属于非专业人员管口理☆☆☆□□。由于受专口业口和时间限制□☆□,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识☆☆☆□□、新技术□☆☆☆。

  (5)档案管理人员对人口事档案重要口性认识不足☆☆☆□。认为只要有一份好工作就行了□□☆☆,档案可有可无□□☆。对个人档案采取忽视的口态口度□☆□,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚□□□☆□,甚至有人认为自己的档案不应口在本人所属的口单口位☆☆□☆□,而由本人保管;有些应该归档的材料不能口及时交档案管理人员存档☆☆□☆。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失☆□□□☆。

  (6)人事档案管口理手段落后□□☆。在档案管口理手段上□☆□□,没有单独的计算机和档案管理软件☆□□,查阅人事档案信口息口仍采用口手工查找☆☆□☆□。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜□☆☆□☆,占地面积大☆☆☆□,使用空口间也不能完全合理应用☆☆☆□。

  3. 档案管理工作提出以下几点思考及对策

  3.1观念创新□□☆,使档案在服务中发挥经济效益□☆☆□。

  (1)要管好档案□□☆☆、用好档案☆□☆, 首先要口熟悉口档案☆☆□□。随着星星的产业结构逐步口调整☆☆☆、优化☆☆□□☆,整体口的技术含量也在不断提高☆☆□□□,生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱☆☆☆、空调□☆☆、便洁宝□☆☆□□、电脑□□☆☆☆、数码☆☆□□、光电等高口端口科技产品☆☆□,为接口收和管理好这一类科技档案☆□☆□,档案人员应转变观念□☆□☆☆,不要在办公室坐口等□☆☆,要主动请教有关技术人员☆☆☆,深入生产车间□□☆,熟悉了解生产经营工口艺流程□☆☆□,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义□□☆□,使档案人员对各种科技档案□☆□☆、资料做到“胸中有数”□□☆☆。

  (2)要确立档案是口资口产的观念☆□☆□☆,在企口业无论是科技☆□□☆、口☆口口☆口口还是文书☆□☆□、声像☆□□☆、会计档案☆☆☆□□,都是全体员工从事生产经营实践活口动的劳动结晶和智慧口积累☆□☆□□,是企业发展历程的真实记录和客观评价□☆☆。以产品为口例☆□☆☆,从设计试制到口品牌的创立□☆☆□☆,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的口聪明才智和辛劳汗水☆☆□,无不凝口聚在以口文字□☆☆、数据☆☆□、图纸☆□□、音像等各种形式的档案载体上☆☆□□□,比如□□☆,星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂□□☆,发展到现在年产值几十亿元的规模☆☆☆□□,其创业的口经口口验□□□、历程☆□☆□,是难以用金钱买得到的无价之宝□☆□。档案财富是一种口非常重要的资产□☆☆☆☆,它除口了具有企业无形资产的属性外☆□□☆□,还具有口口专有性□□□、地域性等公共属性□□☆□。认识口到档案是资产以后☆□□□☆,就会千方百计去管理☆□□、保护☆□□、利用口好这些口资产□☆☆☆,就会下决口心做好档案工作□☆□□。

  3.2要讲究档口案利用服务工作的艺术性☆□☆☆。利用者在利用档案口的过程中所产生的一系列心理活动□☆☆☆☆,有积极的一面☆☆□☆☆,也有消极的一面□☆□☆☆,档案服务工作者在适应利用者的积极心理和口引导利用者的消极心口理转化的过程中□☆☆□☆,有一个服务口的技巧问题□□☆☆☆,也就是说□☆☆,要针对利用者的心理活口动□☆□☆,注意服务工作的艺术性□□☆□,应讲究档案利用服务场所布置的艺术性☆□☆☆。档案利用服务场所是档案馆为利用者提供的工作环境□☆□☆,环境氛围的好坏直接关系到利用者的心理情绪□☆□□☆。所以服务场所布置口的整口齐☆□□☆□、美观□☆☆□□、庄重大方;阅览口口桌椅的安排应口整齐☆☆□、宽敞□□☆☆、高度适宜;检索工具与参考口资料柜口等设备放口置的合理☆☆□□☆、有序☆☆□□,便于查找口室内要口经常口保持清洁□☆☆、充足的光照和良好的口通风条件必要的制度等在写法和张贴上应给利用者口以亲切感☆□□☆☆,如“吸烟请口到口休口息室”等□□☆。总之☆☆☆,要调动一切手口段□□☆☆,为利用者创口造一个口和谐□☆☆、优美☆☆☆、安静口和适宜调口卷☆□□☆、专心查口阅和研究的宽松环境☆□□,使利用者得到一种整洁☆□□、明朗□☆☆☆□,仿佛置身于文化殿堂的感觉□☆☆☆。

  3.3建章立制□□☆☆,有章可循☆□□□☆,规范操作□☆☆□。积极主动做好档口口案口收集口工作□☆☆,做到制度口上墙□☆□,操作人员有章可循□□☆□☆。建立职工借阅档案登记簿□☆□□☆,职工档口案转入☆☆□□、转出口登口记口簿☆☆□☆□,职工档口案材料转入☆☆□☆☆、转出登记簿☆☆□☆□,档案材料口移交表等☆□□。对由于历史原口口因□☆□,确实收集不到的档案材料□□☆☆□,要查明原因□□☆,登记说明☆□☆☆,为以后的查找工作提供方便□☆□☆。因此☆□☆□☆,我们在收集档口案资料时要做到口勤□☆☆□、手勤□☆□□☆、脚勤□☆□,及时口追补和补充新的资口料□□☆☆,真正起到人事档案的依据作用□☆☆□。

  3.4积极做好口宣传工作☆□☆□,加强档案管理人员的事业口心□□☆、责任感☆□☆。积极做口好宣传工作□☆☆,对收集的材料要认真核实□□☆,把真实口可靠的口材口料收入人事档案□□☆☆☆,把好质量关☆□□☆。在档案鉴别过程中□□☆☆,档案管理人员要认真负责□☆☆、确保档案真实完整□□□□,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性☆☆□☆,不断改进工作方式☆□☆☆、工作方法☆□□☆,创新工作模式☆☆□,提高工作效率☆□☆☆☆,提高业务素质□□☆。在鉴别过程中☆□□☆,能明辨是非☆☆□,坚决把那些虚假的资料拒之门口外□☆□,维护人事档案的真实性☆□☆☆、可靠性□☆☆、完整性□□☆☆☆。

  3.5提高人民群口众对档案材料口重要口性的认口识☆☆□。一是加大口宣传力度☆☆□,提高对人事档案重要性的认口识☆☆☆☆,做好口咨口询服务工作☆☆☆,利用多种渠道向群众宣传口有关人事档案的管理知识☆□☆☆,使其认口识到□□□☆,人事档案并口不是可口口有可口无的□☆□,它对本人今后工口作有着重要的影响☆☆☆☆。二是加强对人事档口案的规范化管理☆□☆,做到档口案的收集☆□□☆□、整理□□□☆□、鉴定和保管等各个环节科学规范□☆□□□。三是加强口收集工作□□☆□,完善档口口案内容□☆☆□,及时补充档口案缺失材料□□☆☆,提高档口案的利用价值□□□☆☆。

  3.6加快档案信息口化进程☆☆□,提高工作效率□☆□□□。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储☆□☆□□、检索□□□☆☆,进而实现网络口化管理☆☆□,已经成为人事档案管理工作的重要课题□☆☆□。这就口要求尽快建立人事档案数据库☆☆□☆□,口☆口口☆口使人事档案的管理实现信息化☆☆□、网络化☆□□☆。同时☆□☆,在规定相应使口口用口权限的情况下☆□☆,部分信息对部门和个人开口放□☆□,建立公开☆☆□☆□、透明口的人事档口案管理机制☆☆□□。如此一来□□☆□□,不仅能使大家增强档案意口识☆☆□,增加人事档案管理口工作的透明度□□☆☆☆,还为单位发现口人口口才☆□☆、培养人才口和使口用人才奠定了信口息基础☆□□□。

  3.7要确口立档案是企口业独有的信息和知识观念□☆☆□。在当今瞬口息万变的知口识经济口大潮中☆☆☆,企业各自的口档案是独有的原始记录☆□☆□,记录着未公开的□□□、未申口请专利的知识和技术□☆□☆,如各种口口口设计资料☆□☆□□、图纸口数据口等□☆☆□□。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识□☆□☆☆。如果企业口的档案材料不收集☆□☆、整理☆☆☆□☆、保管好□☆☆,在市场竞争和信息流通的今天□☆□☆□,很可能给企业造成无法口挽回的损失□☆☆□。

  4. 结语

  要使口档案工作有新的进展和突口破☆☆☆□,就要抓住当前有利时机□□☆☆,加强学习□☆□、不断口口改革创口新□☆□☆☆,冲破口原有的思路□□☆☆、口☆口口☆口模式☆☆☆□,形成口口一整套新的档案口思想□☆□、档案观念□□☆,才能适应档案事业口的发展☆□☆□,并为实现档案管理口的科学化☆☆☆☆□、规范化□☆☆☆□、现代化作出应有的贡献□☆□。

  [文章编号]1006-7619(2015)08-25-379

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