电子文档管理的现状、特点以及建议口☆口口☆

  电子文档管理的现状□□□☆□、特点以及建议

   文/ 西安航天动力测控技术研究所周鸿

   【摘要】目前□☆☆☆☆,口☆口口☆口电子文档管理的口现状不容乐观☆☆□☆,其中存在的问口题亟待解决□□□,同时电子文档管理有着自身的特点□□☆,要根据口其特口点开展工作☆☆□☆☆,才能口实现对电子文档的有效管理□☆☆□□。

   教育期刊网 http://口w口ww.jy口qkw.com关键词电子文档;管理;现状;特点;建议

   随着电口子文档的口日益口增多☆□□☆□,文档管理工作面对着严峻的挑战☆□□。文中将对电子文档管理的现状进行分析□□☆□,同时介绍电子文档管理的特点☆☆□□。为了解决电子文档管理中存在的不足□□□,文中将提出口具体的建议☆☆☆□,旨在促进电子文档管理的工作效率□☆□☆,提高电子口文档管理的工作质量☆□□。

   一☆☆□、电子文档管理的现状

   电口子文档通过计算机的运用□□□☆□,实现对材料口的口记口录□□☆☆。电子文档的形式较多□☆☆☆□,如:电子文字□□□☆☆、电子图纸☆□□、电子表口口格口等□☆□,同时口电子文口档有着自口身的优势□☆□☆☆,如:大容量☆□☆□□、小体积☆☆□、易复制等☆☆☆。随着口口信息技术的逐口口口步发展□☆□☆☆,电子文档成为了人们工作与学习生活中重要的一部分□☆□☆□,电子文档管理逐渐被人们所重视□□□,电子文档管理要实现口其安全性□□□☆、科学性☆☆☆□□、规范性口管口理□☆□☆,才能满足人们的需求□☆☆☆☆。但现阶段□□□☆,电子文口档管理还存在口诸多的问题□☆□☆,电子文档管理发展比较缓慢☆□□,不能满足电子文档日益增长的需求□☆□☆,同时☆☆☆□☆,电子文档自口身存在诸多的不口足☆☆□□☆,具有一定的局限口口口性□□☆☆,致使电子文档管理日益口严峻☆☆□□□,电子文口档管理缺乏口秩序☆☆□☆□,严重口影响着对电子文档的查询与保存□□☆☆☆。电子文档管理的问题要进行深入的研究与分析□□☆☆□,才能对其进行有效地解决☆□☆☆□。

   二☆☆□□、电子文档管理的特点

   电口子口文档管理有着自身的口特点□☆□□☆,主要表现在以下几个方面:其一☆□□,自动化管理☆☆□□。电子文档管理主要是通过对计算机及信息技术的应用而开展工作的☆☆☆□☆,在计算机上通过口必要的软件对其文档进行审核☆□□□、签发□☆□□□、归档等□☆□,从而对口电子文档实现电子化☆☆☆☆□、自动化管理;其二□□□,数码口化保存☆□☆。电子文档通过网络技术的运用☆□□,将材料转口换为数码☆☆□,通过必要的软件对其进行识别□□□☆、录入与保存☆☆□☆□。数码化保存实现了对材料的长久性保存□□□☆□,它具有较大的存储空口间□□☆,将实现对资源的合口理利用;其三☆□□□,网络化传口输☆□□☆。电子口文档实现了网络化传输☆☆☆,通过计算机☆□□,其传输更加便捷□□☆☆、更加迅速□☆□□☆,利于对电口子文档管理的科学化☆☆□□□、系统化☆□☆☆□、口☆口口口☆口口及口时口化;其四□☆□□,公开化口形口式☆☆□。电子文档管理口逐渐公开口化□□☆☆☆,通过口网口络监口控☆□☆□□,利于对电子文口档的鉴别□☆□☆□、归类□□□□、整理口与口归档等☆☆□,提高了文档管理的工作效口率□□□。同时保证了文档管理的工作质量;其五☆☆□□□,在线化利口用☆☆□。电子文档管理具有共享性□□□☆、复制性□☆□、交互性等□☆□,电子文档的利口用将不受时间与空间的口限口口制☆□□□,通过网络平台□☆☆☆☆,便可以对口其进行口利用□☆☆☆,促进了电子口文档的使用率☆☆□☆☆。

   三□□□、电子口文档管理口的建议

   电子文档管理口工作有着重要的作用□□□☆☆,其管理问题口日益严峻□☆□,要迅口速开展口电子口文档管理工作□□□☆☆,积极促进电子文档管理的规口范化□□☆、秩序化□☆□、科学化☆☆□、系统化与同步口口化等☆☆□。下文将口口阐述几点建议☆□□,旨在提高电子文档管理的工作水平☆□☆□。

   (一)健全电子文档管理制度☆☆□。电子文档管理的规范化与秩序化□☆☆☆☆,需要建立健全电子文档口管理制度□☆□□,电子文档口管理制度的建立要根据其实际情况☆□□□☆,结合电子文档管理的特点□☆□☆,从而制口定严谨的管理制度□□☆。在电子文档口管理口过程中□□☆☆☆,依据其制度☆☆□□,进行规范的电子文口档登记☆□☆□、鉴定☆☆□、归档☆□□☆☆、保存等☆□□□☆。同时电口子文档管理的过程口中☆□□,要采用必口要口的技术手段☆□☆☆□,进而提高电口子文档的口质量☆☆☆□□,保证其信息的可靠性☆☆☆、完整性与真实性等□☆☆☆□。

   (二)完善电子文档归档方式☆□□。电子文档管理要完善口其归档方式□☆☆□,可以采用逻辑归档与物理归档□☆□,其中逻辑归档是运用计算机技术□□☆□,电子文档由档案部门直接通过计算机进行综合利用与管理☆□☆☆,这种方式对网络环境要求较高☆□□□,要对其进行全方位的安全管理□☆□,才能保证其安全性;物理归档由档案部门进行拷贝或刻录□☆☆☆☆,再进行移交口管理□☆☆□□,这种方式口相对安全□☆□□☆,利于电子文档的长久管理与保存☆□□。

   (三)确定电子文档归档内容□□□。电子文档在管理过程中要明确其归档的内容☆☆☆□,才能保证电子文档管理的口有效性☆☆□。电子文档归档的内容主要涉及归档的范口围☆□☆、时间□☆☆、数量☆□☆□☆、要求以及方法口等☆☆□□☆,其中归档的范口围要全面□☆□☆,才能提口高电子文档管口理的质量□☆☆☆□,其范围主要口有文口字☆□□☆□、图像☆□☆☆□、声音□☆□□、数据等口口众多文口件;归档的时间是由电子文档运用的技术与环境口等诸多因素共同决定的□□☆,其时间不宜口过长□□☆☆,可以口进行年度归档口或季度归档;归档的数量决定着电子文档管理的安全性□☆☆□,最为基础的数量为两套拷贝☆☆□☆,一套保存和一套借阅;归档的要求要根据电子文档管理的实际需求进口行调整与规定;归档的方法众多□□☆,可以采用备份归档□☆☆□□,也可以采用压缩归口档☆□□□☆。

   (四)提高文档管理人员的综合素质□□□。随着信息技术的发展☆□☆☆,电子文档管理对技术的要求也在口不断提升□□☆,要求其管理人员的综合素质要有所保证□☆☆☆□。提高电子文档管理口人员的综合素质☆□□☆☆,才能实现电子文档管理的科学性☆☆☆,才能保证电子文口档管理的质量☆□□,才能提高口保证电子文档管理的效率☆□☆☆□。提高管理人员的综合素质□□□,要求管理人员要口通过学习或口培训□□□☆,提高自身的管口口理口专业技能☆☆□,同时还要提高自口身口的职业道德素质□☆☆,才能运用现代化的手段进行电子文档管理□☆☆☆,才能促进电子文档管理工作的进一步发展□☆☆□。

   口教育期刊网 http://www.jyq口kw.com口参考文献:

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